Hóa đơn bongdaso truc tuyen là gì? Có vài trò gì trong xuất nhập khẩu?

Hóa đơn bongdaso truc tuyen là gì? Có vai trò gì trong xuất nhập khẩu?

Hóa đơn bongdaso truc tuyen là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nó không chỉ thể hiện số tiền người bán phải thanh toán cho người mua mà còn nêu rõ những thông tin về hàng hóa, giá trị, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, v.v...

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về hóa đơn bongdaso truc tuyen, vai trò của nó trong giao dịch quốc tế, và những xu hướng mới trong quản lý hóa đơn.

Hóa đơn bongdaso truc tuyen là gì?

Hóa đơn bongdaso truc tuyen (Commercial Invoice) thường được gọi tắt là Invoice, là một chứng từ do người bán lập, ghi chi tiết về lô hàng được bán cho người mua. Đây là tài liệu chính thức xác nhận giao dịch mua bán giữa hai bên và được sử dụng trong quá trình thông quan hàng hóa.

Nghe thì có vẻ chẳng khác gì những hóa đơn mà thường ngày bạn vẫn gặp. Nhưng trong hóa đơn bongdaso truc tuyen sẽ có những nội dung cụ thể khiến nó trở nên rất quan trọng trong mua bán quốc tế, cũng như trong việc làm thủ tục xuất nhập khẩu. Chứng từ này cũng chính là cơ sở để tính các phí liên quan như bảo hiểm, thuế hải quan (chi tiết trong phần dưới).

Phân biệt với Non-Commercial Invoice

Nếu bạn đang làm bongdaso truc tuyen ngành xuất nhập khẩu hoặc doanh nghiệp của bạn từng nhập khẩu hàng mẫu hay nói chung là hàng phi mậu dịch thì chắc chắn bạn đã bắt gặp cụm từ “Non-Commercial Invoice”. Thực ra tên gọi của nó phần nào đã nói lên chức năng rồi.

Về hình thức nó gần như giống hệt với Commercial Invoice, còn chức năng thì để mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế hải quan, chứ không có ý nghĩa phải thanh toán giữa các bên mua bán (bongdaso truc tuyen đơn không thanh toán). Nghĩa là không phải dùng để đòi tiền.

Quay trở lại chủ đề chính...

Mẫu hóa đơn bongdaso truc tuyen

Mặc dù không có mẫu chuẩn quốc tế, hóa đơn bongdaso truc tuyen thường bao gồm các thông tin cơ bản về thông tin người bán và người mua, mô tả hàng hóa, số lượng và đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và thanh toán…

Dưới đây là hình ảnh mẫu hóa đơn bongdaso truc tuyen để bạn đọc tham khảo.

(chèn ảnh)

Bạn có thểtải mẫu hóa đơn bongdaso truc tuyen tại đây. Chi tiết nội dung sẽ nêu bongdaso truc tuyen phần tiếp theo.

Nội dung và chức năng của hóa đơn bongdaso truc tuyen

Trên một hóa đơn bongdaso truc tuyen có rất nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc và cũng có những nội dung để tham chiếu hoặc được thêm vào theo yêu cầu của các bên khi đàm phán hợp đồng.

Những nội dung chính:

• Người xuất khẩu/người gửi hàng (Exporter/Shipper): Ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng, tên quốc gia xuất khẩu.
• Người bongdaso truc tuyen/người nhận hàng (Importer/Consignee): Tên Công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
• Số hóa đơn và ngày phát hành: bắt buộc phải có số và ngày hóa đơn, được lập bởi người bán và được sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan. Ngoài ra, người xuất khẩu hoặc nhập khẩu có thể lưu hồ sơ theo số hóa đơn bongdaso truc tuyen.
• Số tham chiếu của đơn hàng: thường dẫn chiếu tới thông tin về số và ngày hợp đồng.
• Phương thức vận chuyển: Phải ghi rõ phương thức vận chuyển (đường không, đường biển), không cần ghi tên phương tiện hay số chuyến.
• Thông tin hàng bongdaso truc tuyen: Mô tả chi tiết, số lượng và đơn vị tính, đơn giá, tổng trị giá, (có thể có) mã HS từng mặt hàng.
• Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: cần ghi rõ điều khoản giao hàng cùng với địa điểm (ví dụ: FOB Haiphong, CIF Osaka), theo phiên bản Incoterms nào (ví dụ Incoterms 2020 hay 2010).
• Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán (TT, LC, D/P), cách thức và thời hạn thanh toán (ứng trước bao nhiêu %), đồng tiền thanh toán (USD, EUR, JPY), v.v...
• Số lượng kiện (Packages): Ghi tổng số lượng kiện hàng của lô hàng đó, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bì (Gross Weight).
• Các thông tin khác: Là những thông tin để tham chiếu, do các bên mua bán yêu cầu thêm vào, không bắt buộc phải có.

Chức năng của hóa đơn bongdaso truc tuyen

• Chức năng thanh toán:Mục đích chủ yếu của hóa đơn bongdaso truc tuyen là dùng làm chứng từ thanh toán. Nó như một chứng từ hợp pháp để người bán đòi tiền người mua. Vì vậy, trên đó sẽ ghi rất chi tiết các nội dung liên quan đến "tiền" như tổng giá bằng số và chữ, giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền... và thường có đầy đủ dấu, chữ ký để đảm bảo tính hợp lệ.
• Chứng từ pháp lý:Hóa đơn phát hành đúng quy cách có vai trò như một chứng từ pháp lý về giao dịch bongdaso truc tuyen, giúp bảo vệ lợi ích của cả người mua và người bán trong giao dịch quốc tế
• Khai giá hải quan:Giá ở trên hóa đơn bongdaso truc tuyen là cơ sở để tính thuế nhập xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm chi phí khác). Và các thông tin như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.
• Tính số tiền bảo hiểm:Cũng giống như trên, giá trên hóa đơn bongdaso truc tuyen được dùng làm cơ sở để tính số tiền bảo hiểm.
• Thống kê:hỗ trợ các cơ quan chức năng trong công tác thống kê và kiểm soát ngoại hối, đồng thời cung cấp dữ liệu chính xác cho việc thống kê bongdaso truc tuyen quốc gia và quốc tế

Hình thức của hóa đơn bongdaso truc tuyen

TheoQuy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ (UCP 600)thì trên hóa đơn bongdaso truc tuyen không cần phải ký. Tuy nhiên trên thực tế, khi người bán phát hành hóa đơn thường vẫn ký và đóng dấu để người mua dùng vào các mục đích khác ngoài thanh toán như xuất trình cho cơ quan hải quan, hay lưu chứng từ của bộ phận kế toán.

Vì là chứng từ phục vụ mục đích thanh toán nên ở ô tổng giá trị hóa đơn thường được in đậm. Bắt buộc phải ghi số tiền bằng số, còn bằng chữ thì không bắt buộc. Tuy vậy, hầu như trên tất cả các hóa đơn bongdaso truc tuyen thì người phát hành vẫn ghi cả phần chữ để tiện cho đối chiếu và tăng tính tin cậy.

Một số lưu ý liên quan đến Commercial Invoice

• Thời điểm phát hành:Commercial Invoice được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng vào container, vì khi ấy mới có thông tin chính xác về số lượng, chủng loại hàng... để làm căn cứ tính tổng giá bongdaso truc tuyen đơn. Nhưng cũng có khi Commercial Invoice được lập từ trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá. Hoặc khi người mua thanh toán tiền hàng trước thì cũng cần lập luôn bongdaso truc tuyen đơn để thực hiện giao dịch.
• Hóa đơn bongdaso truc tuyen và hóa đơn xuất khẩu:Hai loại này thì hình thức khác nhau, nhưng bạn vẫn nên lưu ý để tránh phát hành nhầm hóa đơn bongdaso truc tuyen thành hóa đơn xuất khẩu. Mục đích của hóa đơn xuất khẩu là chứng từ nộp thuế.
• Thiếu thông tin:Khi làm thủ tục hải quan, bạn cần kiểm tra kỹ nếu không hải quan sẽ bắt lỗi vì bongdaso truc tuyen đơn ghi sai, hoặc thiếu thông tin như: Hàng nhập theo điều kiện CIF nhưng trên Invoice chỉ thể hiện giá FOB mà không có cước biển và phí bảo hiểm; không có tổng giá; không có điều khoản thanh toán...
• Đối với bộ hồ sơ hải quan:Những nội dung mà hải quan sẽ kiểm tra rất kỹ như tên và địa chỉ công ty; tên hàng; điều kiện giao hàng; phương thức thanh toán... vì vậy bạn nên kiểm tra cho chính xác rồi mới nộp cho hải quan.

Tóm lại

Hóa đơn bongdaso truc tuyen (Commercial Invoice) có ý nghĩa rất quan trọng trong giao dịch bongdaso truc tuyen quốc tế, vừa là yêu cầu đòi tiền hợp pháp, vừa là cơ sở để tính các loại thuế, phí dịch vụ.

Đây là một bongdaso truc tuyen những chứng từ cơ bản để làmthủ tục hải quancho lô hàng xuất nhập khẩu. Nếu bạn có thắc mắc về bongdaso truc tuyen đơn cũng như đang tìm một đơn vị làm dịch vụ hải quan uy tín, nhanh gọn, vui lòngbongdaso danh sách cácđể được tư vấn chi tiết.